Met het online DMS werk je efficiënter en bespaar je tijd en kosten op postverwerking, zoeken en opslag. Het digitaal archief systeem van BlueLemon24 is geschikt voor kleinere als ook voor grote organisaties die grote hoeveelheden belangrijke documenten veilig en efficiënt willen archiveren. Bovendien wordt het veilig gehost op externe servers en is via internet toegankelijk.

1. Stroomlijnen van document processen
2. Beter grip op documentstromen en archiefbeheer
3. Snelle en doelgerichte zoekmogelijkheden
4. Automatische classificatie d.m.v. labels en versiebeheer
5. Instellen en beheren van bewaartermijnen
6. Voldoet aan de AVG en andere wet- en regelgeving
7. Automatisch splitsen van documenten

De Optical Character Recognition (OCR) zet gescande documenten om naar bewerkbare, digitale tekst. BlueLemon24 maakt net als veel geavanceerde systemen geen gebruik van vaste OCR-templates. Reguliere OCR-oplossingen maken namelijk over het algemeen gebruik van vooraf gedefinieerde templates, waarbij de tekst op vaste plekken herkend wordt en je veel kostbare tijd kwijt bent met het aanmaken en wijzigen ervan. Als de lay-out van een document afwijkt van de template, kan de herkenning mislukken en is een handmatige correctie nodig.

1. Cloudgebasseerde oplossing voor het verwerken van gescande documenten
2. OCR-tekst van de scanner wordt automatisch toegevoegd voor herkenning
3. Automatisch koppelen van facturen aan de juiste boeking (Scan & Herken)
4. Koppeling en matching van gescande post met banktransacties van de bank
5. Vanuit de OCR-informatie direct betaalopdrachten maken

Handmatig splitsen met stempels, stickers, barcodes of tussenbladen kost veel tijd en moeite. Met de automatische splitsingsmodule van BlueLemon24 wordt dit tijdrovende proces volledig geautomatiseerd en behoort het tot het verleden.

1. Automatisch sorteren en splitsen van gescande bundels
   (zoals facturen, formulieren, brieven of contracten)
2. Geavanceerde AI-engine herkent structuur, opmaak en inhoud
3. Scheiding van afzonderlijke bestanden of samenvoeging tot één document
4. Mogelijkheid om de sortering handmatig aan te passen via drag & drop

De Nederlandse Archiefwet richt zich op overheidsorganisaties en regelt het duurzaam toegankelijk maken en veilig bewaren van digitale informatie. De software voldoet aan deze wet door te werken met de juiste bestandsformaten, metadata en autorisatieniveaus, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige gegevens.

1. Labelen van documenten en koppelen aan het juiste dossier
2. Automatische toekenning van bewaartermijnen en vernietigingsdata
3. Metadata zoals auteur, datum, dossiernummer etc.
4. Archiveren of vernietigen volgens wettelijke planning
5. Sneller vernietigen van informatie die niet langer bewaard mag worden
6. Langer bewaren voor verantwoording, rechtsvinding of onderzoek
7. Documentmanagement conform de AVG, ter bescherming van de privacy

De postkamer archiefsoftware (digitale postkamer of digital mailroom) automatiseert de verwerking van grote hoeveelheden post, zowel papier als digitaal. Documenten worden gescand, automatisch gesplitst, relevante informatie geëxtraheerd en naar de juiste ontvanger of afdeling gerouteerd. Dankzij AI-automation verloopt dit sneller en nauwkeuriger, terwijl alleen uitzonderingen handmatig hoeven te worden verwerkt.

1. Automatisch splitsen, extraheren en routeren van documenten
2. Poststromen vanaf verschillende kanalen efficiënter verwerken
3. Uniform archiveren conform de interne bedrijfsprocessen
4. Meerdere digitale postkamers aanmaken voor verschillende documenttypen
   (bijv. algemene documenten vs. facturen)