Login

Digitaal archief

Digitaal archiveren, zonder gedoe!

Digitaal archief software voor optimale documentbeheer. Geschikt voor gemeenten, bewindvoering en administratie. Met ons digitaal archief bewaar je alle cliëntinformatie veilig en overzichtelijk op één plek. Snel terugvinden wat je nodig hebt, zonder gedoe!

Plan een demo Plan een demo
Gebruiker sorteert fysieke documenten met ondersteuning van de DMS-module in het cliëntvolgsysteem

Home » Functionaliteiten Digitaal Archief

Verloren uren met zoeken naar het juiste bestand, gemiste kans!

Het Document Management Systeem (DMS) van BlueLemon24 is een software oplossing voor het opslaan, beheren, organiseren en terugvinden van gescande documenten. Het digitaal archief systeem vervangt het papieren archief door een online archief ten behoeve van het beheren van documenten voor o.a. het elektronisch cliëntendossier.

Plan een demo Plan een demo
Archiefwet Digitaal Archiveren in het digitaal archief (DMS) van BlueLemon24. Een overzicht van ongestructureerde documenten en efficiënt documentbeheer met cirkeldiagram

6 redenen om te kiezen voor de archief software van BlueLemon24

Ontdek de kracht en de voordelen van digitaal archiveren

1

Meer tijd, minder kosten

Met het online DMS werk je efficiënter en bespaar je tijd en kosten op postverwerking, zoeken en opslag. Het digitaal archief systeem van BlueLemon24 is geschikt voor kleinere als ook voor grote organisaties die grote hoeveelheden belangrijke documenten veilig en efficiënt willen archiveren.

  1. Stroomlijnen van document processen
  2. Beter grip op documentstromen en archiefbeheer
  3. Snelle en doelgerichte zoekmogelijkheden
  4. Automatische classificatie d.m.v. labels en versiebeheer
  5. Instellen en beheren van bewaartermijnen
  6. Voldoet aan de AVG en andere wet- en regelgeving
  7. Automatisch splitsen van documenten
2

OCR herkenning

De Optical Character Recognition (OCR) zet gescande documenten om naar bewerkbare, digitale tekst. BlueLemon24 maakt net als veel geavanceerde DMS systemen geen gebruik van vaste OCR-templates, waarbij de tekst op vaste plekken herkend wordt en je veel kostbare tijd kwijt bent met het aanmaken en wijzigen ervan.

  1. Cloudgebasseerde oplossing voor het opslaan en verwerken van gescande documenten
  2. OCR-tekst van de scanner wordt automatisch toegevoegd voor herkenning
  3. Automatisch koppelen van facturen aan de juiste boeking (Scan & Herken)
  4. Koppeling en matching van gescande post met banktransacties van de bank
  5. Vanuit de OCR-informatie direct betaalopdrachten maken
3

Sorteren & splitsen

Handmatig splitsen met stempels, stickers, barcodes of tussenbladen kost veel tijd en moeite. Met de automatische splitsingsmodule van BlueLemon24 wordt dit tijdrovende proces volledig geautomatiseerd en behoort het tot het verleden.

  1. Automatisch sorteren en splitsen van gescande bundels
    (zoals facturen, formulieren, brieven of contracten)
  2. Geavanceerde AI-engine herkent structuur, opmaak en inhoud
  3. Scheiding van afzonderlijke bestanden of samenvoeging tot één document
  4. Mogelijkheid om de sortering handmatig aan te passen via drag & drop
4

Archiefwet digitaal archiveren

De Nederlandse Archiefwet richt zich op overheidsorganisaties en regelt het duurzaam toegankelijk maken en veilig bewaren van digitale informatie. De software voldoet aan deze wet door te werken met de juiste bestandsformaten, metadata en autorisatieniveaus, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige gegevens.

  1. Labelen van documenten en koppelen aan het juiste dossier
  2. Automatische toekenning van bewaartermijnen en vernietigingsdata
  3. Metadata zoals auteur, datum, dossiernummer etc.
  4. Archiveren of vernietigen volgens wettelijke planning
  5. Sneller vernietigen van informatie die niet langer bewaard mag worden
  6. Langer bewaren voor verantwoording, rechtsvinding of onderzoek
  7. Documentmanagement conform de AVG, ter bescherming van de privacy
5

Postkamer archief

De postkamer archiefsoftware (digitale postkamer of digital mailroom) automatiseert de verwerking van grote hoeveelheden digitale post. Gescande documenten worden automatisch gesplitst, relevante informatie geëxtraheerd en naar de juiste ontvanger of afdeling gerouteerd. Dankzij AI-automation verloopt dit sneller en nauwkeuriger, terwijl alleen uitzonderingen handmatig hoeven te worden verwerkt.

  1. Automatisch splitsen, extraheren en routeren van documenten
  2. Poststromen vanaf verschillende kanalen efficiënter verwerken
  3. Uniform archiveren conform de interne bedrijfsprocessen
  4. Meerdere digitale postkamers aanmaken voor verschillende documenttypen (bijv. algemene documenten vs. facturen)
6

Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)

De digitaal archief software voor cliëntendossiers van BlueLemon24 is software die alle cliëntinformatie, behandelplannen, voortgang en communicatie centraliseert, beveiligt en overzichtelijk maakt voor zorgprofessionals, gemeenten en andere organisaties in het sociale domein.

  1. Veel gebruikt in jeugdzorg, ouderenzorg, thuiszorg en gehandicaptenzorg
  2. Breder inzetbaar voor zorg, re-integratie en sociaal maatschappelijk werk
  3. Alles over de cliënt op één veilige plek (contactgegevens, afspraken, dossiers)
  4. Vastleggen van behandel- en begeleidingsplannen, voortgang, en communicatie
  5. Stroomlijnen van interne processen en samenwerking tussen zorgcollega’s
  6. Alleen geautoriseerde medewerkers krijgen toegang
Plan een demo Plan een demo

Meer voordelen

Waarom kiezen voor het digitaal archief van BlueLemon24?

Omdat het aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, kostenbesparing, veiligheid en ruimtebesparing biedt. Het stelt organisaties in staat om informatie duurzaam toegankelijk te maken, te beheren en te beveiligen, waardoor werkprocessen worden geoptimaliseerd. De belangrijkste redenen om voor het digitaal archief te kiezen:

  1. Tijdwinst en efficiëntie: Documenten zijn met een paar muisklikken terug te vinden via digitale zoekfuncties, in plaats van te zoeken in fysieke mappen of kasten.
  2. Kosten- en ruimtebesparing: De noodzaak voor fysieke opslagruimte, archiefkasten en papier verdwijnt, wat leidt tot lagere huisvestings- en beheerkosten.
  3. Verbeterde toegankelijkheid en samenwerking: Informatie is (beveiligd) overal en altijd toegankelijk, wat ideaal is voor thuiswerken en het delen van documenten met collega’s of externen.
  4. Hogere beveiliging en compliance: Digitale archieven maken het makkelijker om toegangsrechten te beheren, waardoor gevoelige gegevens beter beschermd zijn tegen onbevoegde toegang en voldaan kan worden aan de AVG-wetgeving.
  5. Duurzaamheid en veiligheid: Digitale bestanden zijn minder onderhevig aan slijtage, vergeling of verlies door brand/waterschade. Back-ups zorgen voor continuïteit.
  6. Gestructureerde bedrijfsvoering: Een digitaal archiefsysteem ordent de documentstroom van creatie tot vernietiging, vaak met metadata (zoals auteur, datum, type document) die het beheer vereenvoudigt.