Ons cliëntvolgsysteem is software die organisaties in staat stelt om de voortgang van hun cliënten te beheren en te volgen, vaak binnen de context van zorg, re- integratie of sociaal maatschappelijk werk. Een digitaal systeem waarin informatie over cliënten wordt vastgelegd, zoals contactgegevens, afspraken, voortgang van (hulpverlenings)trajecten en communicatie. Dit helpt bij het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen, het verbeteren van de samenwerking en het bieden van inzicht in de situatie van de cliënt.
360 Graden klantbeeld
Een verzameling van alle klantdata op één centrale plek om jouw cliënten beter te begrijpen en te bedienen:
- Elektronisch cliëntendossier voor alle klant informatie
- Opmaken en versturen van brieven in eigen huisstijl
- Vastleggen, volgen en beheren van het klanttraject (ECD)
- Digitale aantekeningen voor het vastleggen van notities
- Vastleggen van alle relevante informatie over de cliënt middels verslaglegging
- De tijd die je aan de cliënt besteed vastleggen voor uren en facturen
- Uren, projecten en trajecten omzetten naar facturen
- Alle digitale documenten opslaan in het cliëntendossier
Taakgericht werken
Het grote voordeel van taakgericht werken zijn minder administratieve lasten en meer ruimte voor maatwerk.
- Taken koppelen aan cliënten, projecten, collega’s en teams
- Eenvoudig taken wijzigen, dupliceren, hernoemen en/of in bulk verwerken
- Taken automatisch door het systeem laten gegenereerd en toekennen
- Taken koppelen aan een workflow en integreren in het werkproces
- Notificatie van taken in het verleden die afgehandeld moeten zijn
Projectmanagement
Werk gemakkelijk samen met je team en/of afdeling collega’s aan hetzelfde project.
- Eén centraal overzicht over de voortgang van al je projecten
- Eenvoudig taken, workflow, correspondentie en verslaglegging
- Uren en facturen eenvoudig koppelen aan een project
- Notificatie van het systeem en inzicht in projectactiviteiten
- Volledig in te richten en af te stemmen op de bedrijfsprocessen
- Project facturen automatisch opgeslagen in het dossier
- Mogelijkheid tot diverse managementrapportages
Workflow & trajecten
Workflow management software en trajectbewaking helpen bij het stroomlijnen, automatiseren en optimaliseren van de bedrijfsprocessen, zodat je de focus kan houden bij werkelijk belangrijke zaken.
- Workflow-taken verlopen automatisch op basis van AI-automation
- Vertaal eenvoudig ieder werkproces naar een geoptimaliseerde workflow
- Status wijzigingen doormiddel van actie reactie
- Definieer je workflows met de workflow designer, hoe complex ze ook zijn
- Koppel workflows aan projecten voor procesautomatisering
Brieven versturen
Brieven en andere poststukken digitaal opgemaakt en binnen no-time verstuurd.
- Brieven verstuur je vanuit je dagelijkse workflow-triggers en activiteiten
- Maak eenvoudig een eigen brieftemplate en standaard briefpapier
- Personaliseer templates d.m.v. placeholders die automatisch gevuld worden
- Afzonderlijke brieven als bulk versturen naar al je cliënten of dossierrelaties
- De brief gepersonaliseerd per post en/of e-mail versturen
- Verstuurde brieven, worden automatisch opgeslagen in het cliëntendossier
Notities & verslaglegging
Geen notitieblokken of post-its meer. Wanneer je snel iets wilt vastleggen, dan zijn notities & verslaglegging de ideale manier:
- Notities worden automatisch in het cliëntdossier opgeslagen
- Collega’s hebben inzage in wat er speelt en iedereen is geïnformeerd
- Maak notities efficiënter en nauwkeuriger d.m.v. tijdstempels
- Notities worden veilig en gesorteerd opgeslagen in het cliëntendossier
- Mogelijkheid om notities te allen tijden aan te vullen met extra informatie
- Maak verslagen in je eigen lay-out cq. huisstijl en sla deze op als templates
Documenten archief (DMS)
Het digitaal opslaan, organiseren en beheren van gescande documenten doe je in het document management systeem, dat voldoet aan de archiefwet en de AVG:
- Centrale opslag en versiebeheer zowel binnen één dossier als de organisatie
- Bewaartermijn instellen en automatisch archiveren in het cliëntendossier
- OCR herkenning en koppeling van taken aan het digitale document
- Gescande documenten komen automatisch in de postkamer terecht
- Middels AI-automation worden documenten automatisch gesplitst
- De OCR-Scan ondersteunt dat documenten gekoppeld worden aan dossiers
- Gebruikers worden middels signaleringen / notificaties geïnformeerd
- Boek gemakkelijk facturen op bestaande betaalposten, of maak nieuwe aan
- Voeg eenvoudig notities / opmerkingen toe aan een document
Uren & facturen
Gebruikers van de urenregistratie software kunnen eenvoudig hun (gewerkte) uren bijhouden en koppelen aan het juiste project en/of cliëntendossier:
- Je hebt op projectniveau precies inzicht in de voortgang
- Overzichtelijke rapportages laten zien of je uren mist of over hebt
- De facturatie geeft automatisch aan wanneer er facturabele uren zijn
- Je verstuurt altijd de juiste factuur door duidelijke kosten- en tijdregistratie
- Facturen en betalingsherinneringen zorgen ervoor dat je op tijd wordt betaald
- Factureer in je eigen huisstijl d.m.v. templates
- Duidelijk abonnementenbeheer met terugkerende facturen
- Eenvoudig versturen van herinneringen en/of creditfacturen
Cliëntenportaal & app
Cliënten en eventuele naasten krijgen toegang tot hun dossiergegevens via de cliëntenportal en/of mobiele (native)app:
- De app is beschikbaar in de Apple App Store of de Google Play Store
- De hulpverlener bepaalt welke informatie beschikbaar wordt gesteld
- De cliënt kan veilig communiceren en afbeeldingen doorsturen via de chat
- Cliënten worden automatisch via pushmeldingen op de hoogte gebracht
- Alle informatie wordt opgeslagen in het digitaal cliëntdossier
- Cliënten leren zelfredzaam te worden en op eigen benen te staan
- De cliënt kan gemakkelijk verzoeken indienen aan de hulpverlener
