Functionaliteiten Financieel Beheer

Voor het verzamelen, vastleggen en beheren van alle klantdata, zijn de functies van Cliëntvolg, zoals klant contactinformatie, brieven, traject beheer, notities, verslaglegging, tijdregistratie, facturatie, document archief e.d., voor de financiële hulpverlener standaard inbegrepen en te gebruiken tijdens het financieel beheer traject, ook wel cliëntgelden genoemd. De extra functies in financieel beheer zijn ideale hulpmiddelen om juist complexe financiële processen eenvoudig en inzichtelijk te maken. En dat alles op één plek en vanuit één geïntegreerd systeem.

Financieel beheer, is het beheren en budgetteren van de inkomsten en uitgaven van cliëntgelden. De inkomsten worden op een aparte rekening beheerd en middels de software automatisch gecategoriseerd, waarvan de vaste lasten worden betaald en de cliënt leefgeld ontvangt op de leefgeldrekening (ook wel zakgeldrekening genoemd). Het financieel beheer systeem biedt de juiste tools, binnen vrijwillige of wettelijke trajecten, om alle inkomsten en uitgaven te beheren en inzichtelijk te maken middels financiële overzichten, zoals begroting, reserveringen, saldovoorspelling e.d., en rapportages van meerdere cliënten en cliëntrekeningen in één overzichtelijk systeem. Signaleringen en notificaties zorgen ervoor dat de financiële hulpverlener of coach grip houdt op de financiële situatie van de cliënt en op de hoogte gebracht wordt van eventuele afwijkingen binnen de cliëntadministratie. De financieel beheer software is specifiek gericht op het bieden van financiële ondersteuning bij geldzorgen, de zelfredzaamheid te versterken en te helpen schulden te voorkomen of op te lossen.

Middels de online financieel beheer software voor cliëntgelden, kan er automatisch gereserveerd worden voor toekomstige betalingsverplichtingen, zodat de budgetcoach of inkomensbeheerder zeker weet dat er genoeg geld beschikbaar is om de juiste bedragen over te boeken. Vanzelfsprekend kan de financiële hulpverlener zelf ook reserveringen en reserveringspotjes aanmaken in de software en vrijgeven voor bijvoorbeeld overige verwachte kosten of (extra) leefgeld. Zijn er schulden, dan kunnen reserveringen gebruikt worden om de schulden af te lossen. Tevens kan een buffer-reservering worden aangemaakt, voor het opzij zetten van geld, om nieuwe schulden te voorkomen. Dit zorgt voor overzicht, duidelijkheid, transparantie, minder stress en meer rust.

De financieel beheer software biedt uitgebreide mogelijkheden om betalingsregelingen, bijvoorbeeld bij tijdelijke betalingsproblemen, te beheren en in meerdere termijnen te betalen, in plaats van in één keer. Betalingsregelingen kunnen bovendien eenvoudig gekoppeld worden aan een schuldenlijst voor meer inzicht en transparantie. Zijn er ernstige financiële problemen en is een schuldregeling de enige oplossing voor het afbetalen van de schulden, dan biedt de schuldhulp software voor schuldhulpverleners de mogelijkheid om schulden te inventariseren en registreren; aflossingsvoorstellen te berekenen volgens Recofa-richtlijnen en rekening houdend met het vrij te laten bedrag voor schuldenaren in de Wsnp; voorstelbrieven te versturen naar schuldeisers; schuldregelingen af te stemmen en het aflossen van de schulden in te regelen. Bij afwijkingen in de schuldregeling, wordt de schuldhulpverlener op de hoogte gehouden door middel van duidelijke signaleringen en notificaties. Kortom alles rondom betalingsregelingen en schuldhulpverlening kan eenvoudig gestroomlijnd worden binnen één financieel beheer systeem.

Als curator of professionele bewindvoerder maak je jaarlijks een rekening en verantwoording, die je verplicht elektronisch moet indienen bij de rechter. De financieel beheer software van BlueLemon24 is gekoppeld aan het systeem van de Rechtspraak. Financiële- en voortgangsrapportagegegevens worden automatisch met de rechtbank uitgewisseld en geüpdatet. Rechtbank-taken worden automatisch door het systeem aangemaakt, verzoeken kunnen worden ingediend, signaleringen houden je op de hoogte van nieuwe en aflopende bewind zaken en je kan eenvoudig met de rechtbank digitaal communiceren. Alles om het werk, de kwaliteit en professionaliteit van bewindvoerders te controleren en optimaliseren.

De vele duidelijke en uitgebreide (standaard) rapportages, dashboards en overzichten in het systeem, bieden financiële coaches, vermogensbeheerders, bewindvoerders, budgetbeheerders en schuldhulpverleners goede en overzichtelijke informatie die noodzakelijk is voor een betrouwbare financiële cliëntadministratie en begeleiding. Of het nu gaat om de monitoring van de verschillende geldstromen van cliënten, het vastleggen van afspraken, verslaglegging, taken, trajecten en overige gegevens die in het cliëntendossier zijn opgeslagen. De saldovoorspelling en betalingen per crediteur zijn één van de vele standaard rapportages die door de software beschikbaar worden gesteld. Rapportages zorgen voor meer transparantie en inzicht bij leidinggevenden hoe de hulpverlening beter en efficiënter afgestemd kan worden. Maar zijn de beschikbaar gestelde standaard rapportages niet voldoende, dan kan je informeren naar onze API mogelijkheden.

Maken organisaties gebruik van een verzamelrekening constructie, dan is dat geen probleem voor de cliëntgelden software van BlueLemon24. Ook wanneer er kasuitgiften gekoppeld zijn en deze op een goede betrouwbare manier geadministreerd moeten worden. Een combinatie van verzamelrekening en gepersonifieerde rekeningen op naam van de cliënt, is ook geen probleem. De rekening management box, geïntegreerd in de online software, regelt alle betaalopdrachten en rekeninginformatie op een betrouwbare manier en zorgt dat de juiste financiële informatie bij de juiste cliënt- bankrekening (beheerrekening, spaarrekening, leefgeldrekening of vermogensrekening) terecht komt.

Het elektronische proces om betalingen, ten behoeve van inkomensbeheer, bewindvoering, schuldhulpverlening of vermogensbeheer, te verwerken en accepteren, is een belangrijk en nauwkeurig proces. Betaalopdrachten, zoals de betaling voor huur of verzekeringen e.d. worden door de financiële hulpverlener in het systeem geplaatst. Het goedkeuringsproces van betaalopdrachten heeft een aparte autorisatie en is flexibel in te regelen. Om de betaalopdracht goed te keuren kan er ook gebruik gemaakt worden van het 4 ogen principe. Dat betekent dat er goedkeuring van twee of meer personen vereist is, voordat een betaling is goedgekeurd en kan worden doorgevoerd. Betaalopdrachten worden indien mogelijk automatisch door het systeem klaargezet om verstuurd te worden naar de betreffende bank. De teruggekoppelde transactie gegevens vanaf de bank, worden automatisch door het systeem vertaald en gematcht met de betaalopdrachten van verschillende cliëntrekeningen. Het systeem geeft signaleringen bij afwijking en wanneer de match met de betaalopdracht niet is gelukt. Bijvoorbeeld wanneer een boeking buiten het systeem om heeft plaats gevonden of een incasso niet overeenkomt met het oorspronkelijke bedrag.

De financieel beheer software voor cliëntgelden ondersteunt de financiële hulpverlener met automatische notificaties en signaleringen voor financiële monitoring en het stroomlijnen van de communicatie. Het helpt de budgetbeheerder, bewindvoerder, schuldhulpverlener en vermogensbeheerder bij het beheren van de geldstromen (inkomsten en uitgaven van de cliënt), het detecteren van risico’s en het afhandelen van administratieve taken ten behoeve van de cliëntadministratie. Signaleringen en notificaties zorgen, door het verminderen van handmatige controles, voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Doordat de financiële hulpverlener of coach door middel van alerts op de hoogte gehouden wordt van belangrijke gebeurtenissen en afwijkingen in de financiën van de cliëntadministratie, zorgt de software voor een uniforme werkwijze, minder fouten, verbeterde communicatie en meer tijd voor begeleiding van de cliënt tijdens het hulpverleningstraject.