Functionaliteiten Digitaal Archief

De digitalisering en het stroomlijnen van gescande documenten, de snelle zoekmogelijkheden, labels, het versiebeheer, bewaartermijn, automatisch splitsen en het koppelen van documenten workflows, zorgen voor meer efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsprocessen. Je bent met het DMS gewoon minder tijd en geld kwijt aan postverwerking, zoeken en opslag van fysieke documenten.

De Optical Character Recognition (OCR) herkent tekst en/of afbeeldingen uit gescande documenten en zet deze informatie om naar bewerkbare, digitale tekst. De archief software werkt niet met OCR templates, maar scant altijd de hele pagina. Dit bespaart een hoop tijd met het aanmaken van veel templates en het onderhouden daarvan. Bovendien helpt het met zoeken, verbetert de toegankelijkheid van informatie en stroomlijnt het de processen binnen de organisatie door het koppelen van gescande documenten in het archief met workflow en taken. Wanneer het gaat om financiële documenten zoals facturen, dan zoekt het digitaal archief systeem de juiste boeking erbij (Scan en Herken). De gescande post wordt dan automatisch gekoppeld aan de juiste transactie informatie van de bank. Je hebt de factuur dan snel bij de hand en bent niet veel tijd kwijt aan het zoeken ervan, tussen alle gedigitaliseerde documenten en financiële boekingen in het cliëntendossier. Tevens kan er automatisch een betaalopdracht geplaatst worden in de cliëntadministratie, zodat de betaling van facturen op tijd wordt uitgevoerd en betaald.

Het sorteren en splitsen van gescande documenten kan door middel van een stempel, sticker, barcode of tussenblad. Maar deze manieren van sorteren en splitsen is erg bewerkelijk en neemt veel tijd in beslag, die gebruikt kan worden voor andere kerntaken. Je wilt tijd en moeite besparen vergeleken met handmatig splitsen, dan kan je ook gebruik maken van de automatische splitsing module van BlueLemon24. Een bundel van gescande documenten wordt dan automatisch gesorteerd en gesplitst. De geavanceerde AI-engine sorteert dan door tekst herkenning de bundel gescande documenten (zoals facturen, formulieren, brieven of contracten) en splitst deze dan automatisch in afzonderlijke, correcte bestanden of voegt afzonderlijke documenten bij elkaar als één document. De archief software analyseert de structuur, opmaak en inhoud van de gescande documenten, om de begin- en eindpunten van elk document te herkennen. Natuurlijk kan je, indien je dit toch anders wil, eenvoudig de sortering en splitsing van documenten, door middel van drag and drop, handmatig aanpassen.

De Nederlandse Archiefwet is gericht op overheidsorganisaties en regelt het duurzaam toegankelijk maken en veilig bewaren van digitale informatie. Het zorgt ervoor dat overheidsinformatie niet alleen wordt opgeslagen maar ook toegankelijk blijft. De archief software voldoet aan de eisen van de wet, zoals bestandsformaten, metadata en autorisatieniveaus, zodat alleen bevoegde en gekwalificeerde personen toegang hebben tot bepaalde gedigitaliseerde informatie uit het archief. Het labelen van documenten en het type dossier hebben invloed op de tijdlijn, planning en automatische toekenning voor het archiveren of vernietigen van digitale informatie. Bepaalde gearchiveerde digitale documenten zullen sneller moeten worden vernietigd omdat ze niet langer bewaard mogen blijven. Maar er zal ook informatie langer bewaard moeten blijven, voor bijvoorbeeld verantwoording, rechtsvinding of (toekomstig) onderzoek. Het vernietigen van gearchiveerde gegevens, moet vanwege de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), met als doel de privacy van burgers te waarborgen.

De postkamer archief software, ook wel digitale postkamer of digital mailroom, automatiseert de verwerking van grote hoeveelheden poststukken, zowel papieren als digitale post, door documenten te scannen, de inhoud ervan automatisch te splitsen, extraheren en te routeren naar de juiste ontvanger binnen de organisatie en/of haar cliënten. De AI-automation zorgt ervoor dat de verwerking sneller en nauwkeurige wordt. Digitale documenten worden naar de juiste afdeling of medewerker doorgestuurd en conform uniforme processen gearchiveerd. Enkel uitzonderingen dienen alleen nog handmatig te worden gesplitst of verwerkt. Het automatiseren van het archief bespaart niet alleen een hoop tijd, maar vermindert ook menselijke fouten die bij handmatige verwerking kunnen ontstaan. De postkamer software is schaalbaar en kan uitgebreid worden door meerdere digitale postkamers aan te maken. Bijvoorbeeld voor het classificeren van inkomende documenten zoals: één voor algemene documenten en één voor alleen te verwerken facturen.