Informatie
Functionaliteiten Clientvolgsysteem
Bekijk de functies van ons cliëntvolgsysteem software en optimaliseer cliëntzorg met ons alles-in-één systeem.
Ons cliëntvolgsysteem is software die organisaties in staat stelt om de voortgang van hun cliënten te beheren en te volgen, vaak binnen de context van zorg, re- integratie of sociaal maatschappelijk werk. Software om organisaties in het sociaal domein te ondersteunen bij de zorg voor iedereen. Een digitaal cliëntdossier systeem waarin cliëntinformatie wordt vastgelegd, zoals contactgegevens, afspraken, voortgang van (hulpverlenings)trajecten (casusbeheer), elektronische documentatie en communicatie. De software oplossing helpt bij het stroomlijnen van activiteiten en bedrijfsprocessen, het verbeteren van de samenwerking en het bieden van meer inzicht in de situatie van de cliënt.
360 Graden klantbeeld
Een verzameling van alle klantdata op één plek om jouw cliënten beter te begrijpen en te bedienen. Klant contactinformatie, verstuurde brieven, voortgang trajecten, notities, verslaglegging, agenda afspraken, geboekte uren, facturatie, document archief e.d. Kortom, een volledig integraal beeld van je cliënt. Een goed klantbeeld stelt je in staat om een betere hulpverleningsstrategie te ontwikkelen en te voldoen aan de specifieke behoeften van je cliënt.
Taakgericht werken
Het grote voordeel van taakgericht werken zijn minder administratieve lasten en meer ruimte voor maatwerk. Taken kunnen automatisch door het systeem gegenereerd worden, afhankelijk van de fase en/of status van het traject van de cliënt of eenvoudig handmatig gekoppeld worden aan een hulpverlener. Taken worden verdeeld onder de teamleden, waardoor er meerdere consulenten aan één case werken. Dit zorgt voor een verhoogde efficiëntie en effectiviteit van jouw case management. Om taken af te handelen kan er bijvoorbeeld een verdeling worden gemaakt op complexiteit van taken of de expertise van de medewerkers. Ook de beschikbaarheid van medewerkers kan leidend zijn voor het toewijzen van taken. Het taaksysteem houd je op de hoogte door middel van signaleringen en notificaties, bijvoorbeeld wanneer een taak voltooid had moeten zijn.
Projectmanagement
Werk gemakkelijk samen met je team en/of afdeling collega’s aan hetzelfde project. Eén centraal overzicht van al je projecten en deelnemers zodat je snel een indruk hebt van de voortgang, in tijd en geld. Taken, notities, workflow, trajecten, correspondentie, verslaglegging, uren en facturen kunnen eenvoudig aan het gewenste project gekoppeld worden. Loopt het even niet zoals je had gepland, dan ontvang je simpel een signalering of notificatie van het projectmanagement systeem. De projectmanagement software is volledig in te richten en af te stemmen op de bedrijfsprocessen zodat jij optimaal grip houdt op het verloop van de projecttaken, te factureren projecturen en het budget.
Workflow & trajecten
Workflow management software en trajectbewaking helpen je bij het stroomlijnen, automatiseren en optimaliseren van de administratieve processen, zodat je de focus kan houden bij belangrijke zaken. De software biedt ondersteuning bij het vastleggen, uitvoeren en beheren van een reeks taken en/of stappen om mensen met maatschappelijke problemen te ondersteunen. De sociaal maatschappelijke hulpverlener probeert samen met de cliënt de oorzaak van het probleem te achterhalen en op te lossen, teneinde de zelfredzaamheid te bevorderen. Workflow-taken verlopen automatisch op basis van vooraf ingestelde voorwaarden waarbij een actie wordt uitgevoerd als de conditie waar of onwaar is. Gestandaardiseerde workflows zorgen voor meer efficiëntie, minder fouten en een betere controle.
Brieven versturen
Sociaal maatschappelijke hulpverleners kunnen eenvoudig templates in eigen huisstijl aanmaken, tekst invoeren, placeholders kiezen (een plek die gereserveerd wordt voor automatische invulling door het systeem, bijvoorbeeld naam en adres) en brieven gepersonaliseerd per post en/of e-mail versturen. Brieven die verstuurd zijn, worden automatisch in het digitaal cliëntdossier gearchiveerd, zodat ze altijd eenvoudig en snel terug gevonden kunnen worden.
Notities & verslaglegging
Wanneer je snel even iets wilt vastleggen dan zijn notities de ideale manier. Geen kladblaadjes of post-it briefjes meer. Notities worden automatisch in het cliëntdossier opgeslagen zodat collega’s inzage hebben wat er speelt en iedereen geïnformeerd is. Dankzij notities wordt het werk een stuk efficiënter en nauwkeuriger. Heb je meer of uitgebreidere informatie die je wilt vastleggen en veilig wilt opslaan in het cliëntendossier, dan kan je het beste gebruik maken van de verslaglegging software. De verslaglegging software biedt de mogelijkheid om informatie, bijvoorbeeld de voortgang van het dossier, vast te leggen, te delen met collega’s, ketenpartners, opdrachtgevers en het cliëntenportaal, zodat cliënten toegang hebben tot hun eigen dossier en wat er gerapporteerd is. Wel zo transparant.
Documenten archief (DMS)
Het digitaal opslaan, organiseren en beheren van gescande documenten doe je in het document management systeem, dat overigens voldoet aan de archiefwet en AVG. De archief software biedt functionaliteiten zoals tekstherkenning voor doorzoekbaarheid op de inhoud van documenten, centrale opslag, versiebeheer, bewaartermijn en automatisch archiveren in het cliëntendossier. Door de OCR herkenning, het koppelen van labels en taken aan het digitale document, werk je niet alleen efficiënter, maar kan je ook gearchiveerde documenten eenvoudig terugvinden. Grotere organisaties maken vaak gebruik van de postkamer functies. Gescande documenten komen dan automatisch in de digitale postkamer terecht. Middels AI-automation worden documenten herkend en/of gesplitst, voorzien van de juiste titel en gekoppeld aan het juiste dossier. Middels signaleringen en notificaties worden gebruikers van de archief software automatisch op de hoogte gehouden.
Uren & facturen
Gebruikers van de urenregistratie software kunnen eenvoudig hun (gewerkte) uren bijhouden en koppelen aan het juiste project en/of cliëntendossier. Je weet op projectniveau precies hoe je ervoor staat. Dankzij overzichtelijke rapportages weet je of je uren mist of dat er nog declarabele tijd over is voor eventueel extra werkzaamheden. Geregistreerde uren kunnen gemakkelijk los en/of samen met abonnementskosten gefactureerd worden. De facturatie software geeft automatisch aan wanneer je eventuele facturabele uren uit de tijdregistratie hebt gemist, zodat je geen omzet misloopt. Zo verstuur je altijd de juiste factuur door duidelijke kosten- en tijdregistratie. Facturen en betalingsherinneringen zorgen ervoor dat je op tijd wordt betaald.
Cliëntenportaal & app
Cliënten en eventuele naasten krijgen toegang tot hun dossiergegevens via de cliëntenportal en/of mobiele app, die simpel gedownload kan worden in de Apple App Store of de Google Play Store. De hulpverlener bepaalt welke informatie, zoals digitale documenten, brieven, verslagen, berichten, overzichten e.d., aan de cliënt beschikbaar worden gesteld. De cliënt kan eenvoudig veilig communiceren of afbeeldingen doorsturen middels de chat-functie met zijn of haar contactpersoon en wordt automatisch via notificaties op de hoogte gebracht van bijvoorbeeld de eerst volgende afspraak. Alle informatie die middels de cliënt portal en/of app gecommuniceerd wordt, wordt tevens opgeslagen in het digitaal cliëntdossier. Na een intensieve periode van hulp- of zorgverlening en als verlengde van het behandelplan, wordt de cliënt portal en/of app ook vaak ingezet ten behoeve van nazorg en zelfredzaamheid. Cliënten leren dan geleidelijk aan op eigen benen te staan, zelf de regie te houden en weer verantwoordelijkheid te nemen.
